Como cadastrar o estoque inicial na Alô Chefia: 4 caminhos e como escolher o seu 

Montar o estoque inicial na Alô Chefia é mais simples do que parece, e é o passo que dá base para todo o resto: saldo de produtos, valor do estoque, CMV e fichas técnicas. Você pode fazer isso por mensagens de entrada, por um inventário no WhatsApp, pela plataforma web ou pedindo que a equipe da Alô faça a implantação para você. 

Neste artigo, você entende como cada caminho funciona e como escolher o melhor para o tamanho e a rotina do seu restaurante.

Conteúdos deste artigo:

• Por que o cadastro inicial de insumos é o passo mais importante na Alô Chefia
• Os quatro caminhos para cadastrar o estoque inicial
• Qual caminho escolher para o seu restaurante
• Custo e estoque mínimo: os detalhes que fazem o cadastro render
• Roteiro sugerido para a primeira semana
• Perguntas frequentes

Por que o cadastro inicial de insumos é o passo mais importante na Alô Chefia

O cadastro inicial é a fundação de toda a sua gestão na Alô Chefia. É o momento de organizar a casa: categorizar insumos, padronizar unidades de controle, cadastrar embalagens e fatores de compra, além de organizar seus produtos em grupos estratégicos para facilitar as contagens de estoque do dia a dia.

Quando essa base é bem construída, todas as outras funcionalidades da Alô Chefia funcionam com máxima precisão, desde a montagem de fichas técnicas até o cálculo automático do CMV e os relatórios operacionais. Portanto, o estoque inicial é o ponto de partida de todos os números que a Alô vai calcular.

Os quatro caminhos para cadastrar o estoque inicial

1. Entrada de produtos pelo WhatsApp. Você manda um áudio ou texto dizendo o que deseja dar entrada, com as quantidades e os preços. Por exemplo: entrada de 5 kg de limão siciliano a R$ 2,99 o quilo e 2 kg de alho a R$ 3 o quilo. A Alô identifica que são produtos novos, faz o cadastro e, na plataforma web, você confere os itens já no estoque. É o caminho natural para quem quer registrar tudo conforme as compras chegam.

2. Inventário pelo WhatsApp. Em vez de lançar compras, você informa a contagem do que existe hoje nas prateleiras, também com preço. Ao ativar a função inventário, você pode enviar quantos áudios ou textos quiser, até encerrar a função. É o jeito mais direto de transformar o que está fisicamente guardado em saldo dentro do sistema.

3. Cadastro pela plataforma web. Na aba Estoque, você cria cada produto em um formulário completo, com unidade, custo, estoque mínimo, categoria, fornecedor e se o item compõe o CMV. É a opção que melhor organiza o estoque desde o início.

4. Implantação feita pela equipe da Alô. Para quem não quer gastar tempo montando o cadastro, a Alô oferece um serviço em que a própria equipe cadastra o estoque e deixa o sistema pronto para uso.

Os dois primeiros caminhos fazem parte do que torna a Alô diferente: um sistema de estoque direto no WhatsApp, sem aplicativo para instalar.

Qual caminho escolher para o seu restaurante

Não existe um único jeito certo. A escolha depende da sua situação:

Muitos restaurantes combinam dois caminhos: montam a base pela plataforma web ou pela implantação e depois mantêm o dia a dia pelo WhatsApp.

Custo e estoque mínimo: os detalhes que fazem o cadastro render

Dois campos merecem atenção especial, porque é a partir deles que a Alô entrega mais valor.

• Custo do produto: ele é recomendado em qualquer um dos caminhos, seja no WhatsApp ou na plataforma. Com o custo informado, a Alô consegue calcular o CMV, gerar insights e projeções e apurar os custos das fichas técnicas. Sem ele, o sistema considera zero, e os números ficam incompletos.
• Estoque mínimo: é a quantidade necessária em estoque após uma compra para garantir que o insumo dure até a próxima reposição. A Alô Chefia usa esse valor como parâmetro de cobertura para indicar quando um produto precisa ser reabastecido e para montar a sua lista de compras automaticamente. Dá para definir o estoque mínimo de um ou vários produtos pelo próprio WhatsApp, informando, por exemplo, 2 kg para um item e 10 kg para outro. Se você já organiza as compras do restaurante, vale ver como ajustar a lista de compras quando os preços oscilam. 

Outras informações que evitam retrabalho

• Nome e unidade de medida: pelo WhatsApp, esses dois dados são o mínimo para criar um produto. Confira a unidade com atenção, porque uma medida errada atrapalha o estoque e as fichas técnicas.
• Categorias e fornecedores: são opcionais, mas tornam o controle muito mais útil. Pela plataforma web você preenche tudo isso, enquanto o WhatsApp cria um cadastro básico.
• Conversões de unidade e lotes com validade. Depois de criado o produto, é possível configurar, por exemplo, que uma caixa equivale a 18 kg, para comprar em caixa e usar em quilo, além de acompanhar a validade por lote.
• Permissão. Para cadastrar produtos pelo WhatsApp, o usuário precisa ter essa permissão definida em Gerenciar Telefones.

Como aproveitar bem as mensagens no teste grátis

O teste grátis da Alô dura 10 dias. Vale saber como as mensagens são contadas: cada mensagem enviada por você, seja texto, áudio ou foto, conta como uma. Interações como clicar em botões ou escolher itens de uma lista não entram na conta, e as mensagens enviadas pela Alô também não.

A dica prática é que você não precisa mandar uma mensagem para cada produto. É possível lançar várias entradas ou contagens na mesma mensagem, o que faz o estoque inicial render muito mais dentro do teste.

Roteiro sugerido para a primeira semana

Uma forma de organizar o começo, sem pressa:

1. Defina quem mexe no estoque e configure a permissão no ‘Gerenciar Telefones’.
2. Comece pelas categorias que mais pesam no custo, como proteínas e laticínios, em vez de tentar cadastrar tudo de uma vez.
3. Faça o inventário dessas categorias e informe o preço sempre que souber.
4. Defina o estoque mínimo dos itens mais críticos, para montar a lista de compras em poucos cliques.
5. Complete os detalhes na plataforma web, como categoria e fornecedor.
6. Depois, passe a registrar as compras conforme chegam, mantendo o saldo atualizado.

Esse caminho é uma sugestão: o importante é que o estoque inicial reflita o que existe de fato no estoque.

Pronto para montar o seu estoque? Teste grátis a Alô Chefia e deixe seu estoque, seu CMV e seus alertas de compra prontos para funcionar.

Perguntas frequentes

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