Cadastro de fornecedores na Alô Chefia: como organizar vendedores e produtos para agilizar os pedidos

O cadastro de fornecedores na Alô Chefia é o primeiro passo do módulo de compras e reúne, em um só lugar, os contatos de quem entrega cada produto, em vez de deixá-los soltos no celular. Com poucos dados (empresa, vendedor e telefone) e a escolha dos produtos que cada um entrega, o fornecedor fica registrado. A vantagem aparece depois: ao fechar uma lista de compras, você envia o pedido ao vendedor com um clique, direto da plataforma. 

Conteúdos deste artigo:

• Por que começar a gestão de compras pelos fornecedores
• Onde fica o cadastro de fornecedores na Alô Chefia
• Quais dados cadastrar
• Como vincular produtos ao fornecedor
• A vantagem: enviar a lista ao vendedor com um clique
• Como o cadastro conversa com o resto do módulo de compras
• Boas práticas para manter os fornecedores organizados
• Perguntas frequentes

Por que começar a gestão de compras pelos fornecedores

Antes de decidir o que e quanto comprar, o restaurante precisa saber de quem. Quando os contatos ficam espalhados em conversas, e ninguém sabe ao certo quem entrega qual item, qualquer pedido vira uma busca: quem é o vendedor, qual o número, o que ele costuma fornecer.

Organizar isso logo no começo evita retrabalho e torna a gestão de compras de restaurante mais previsível. Também ajuda no controle de estoque, já que cada produto pode ter a sua origem registrada.

Onde fica o cadastro de fornecedores na Alô Chefia

O cadastro fica no módulo de compras da plataforma web. O caminho é este:

1. Acesse Compras no menu da plataforma da Alô Chefia.
2. Clique em Gerenciar Fornecedores.
3. Selecione Criar Fornecedor e preencha os dados.

Se o fornecedor ainda não existe quando você está cadastrando um produto, o campo de fornecedor no formulário do produto também permite criar um novo na hora. Isso é útil ao montar o estoque inicial na Alô Chefia.

Quais dados cadastrar

Os dados essenciais são poucos:

• Nome do fornecedor (empresa): Identifica o fornecedor na lista e nos pedidos.
• Nome do vendedor: Mostra com quem você fala em cada fornecedor.
• Telefone (WhatsApp): É o contato do vendedor para onde o pedido pode ser enviado.

Depois de criado, o cadastro do fornecedor pode ser editado ou excluído sempre que preciso.

Como vincular produtos ao fornecedor

Depois de preencher os dados, você escolhe os produtos que aquele fornecedor entrega. O vínculo registra quem entrega o quê.

Há duas maneiras de fazer isso: pelo cadastro do fornecedor, escolhendo os produtos dele, ou pelo cadastro do produto, informando um ou mais fornecedores. Segundo o material de ajuda da Alô, o produto criado pelo WhatsApp tem um cadastro básico, e para preencher atributos como o fornecedor é preciso usar a plataforma web.

Um produto, vários fornecedores

A relação entre produtos e fornecedores não é fixa:

• Um produto pode ter vários fornecedores. Por exemplo, o mesmo item comprado de dois vendedores diferentes.
• Um fornecedor pode ter vários produtos. É o caso mais comum, como o distribuidor que entrega laticínios, embalagens e bebidas.

Essa flexibilidade acompanha a realidade de quem compra: nem sempre um único fornecedor atende tudo, e nem sempre o mesmo item vem sempre do mesmo lugar.

A vantagem: enviar a lista ao vendedor com um clique

É no fechamento da lista de compras que o cadastro compensa. Com o vendedor e o telefone registrados, a lista pode ser enviada diretamente a ele, na plataforma. As opções são copiar o link, baixar o PDF ou enviar pelo WhatsApp, para o vendedor ou para outro usuário, em PDF ou em planilha.

E o pedido não precisa ser definitivo na hora do envio: se o fornecedor avisar que não tem um item ou que o preço mudou, a lista ainda pode ser editada antes do recebimento.

Como o cadastro conversa com o resto do módulo de compras

Com os fornecedores cadastrados, os demais recursos do módulo se apoiam nessa base:

• Compras recorrentes: ao criar a rotina, você escolhe os produtos ou famílias que fazem parte dela. Veja como funcionam as compras recorrentes na Alô Chefia.
• Envio do pedido: a lista fechada segue para o vendedor cadastrado com um clique, por link, PDF, planilha ou WhatsApp.
• Recebimento: ao confirmar a conferência da mercadoria, o sistema dá entrada automática no estoque e o comprador é avisado sobre qualquer divergência na entrega do fornecedor.
• Histórico: as compras recebidas ficam registradas, com ou sem divergência, o que permite auditar as diferenças e analisar o desempenho de cada fornecedor.

Boas práticas para manter os fornecedores organizados

Algumas atenções simples evitam bagunça com o tempo:

• Cadastre o contato certo. Prefira o WhatsApp do vendedor que de fato recebe os pedidos, em vez de um número geral da empresa.
• Vincule os produtos com cuidado. Um cadastro completo deixa claro quem entrega o quê.
• Atualize quando algo mudar. Se o vendedor trocar ou o fornecedor deixar de entregar um item, ajuste o cadastro para que as próximas listas e o histórico reflitam a realidade.
• Considere ter alternativa para itens críticos. Cadastrar mais de um fornecedor para os produtos mais importantes facilita quando um deles não tiver o item.

Com a Alô Chefia, o cadastro de fornecedores é a base de compras que se conectam ao estoque e ao CMV. Teste grátis a Alô Chefia

Perguntas frequentes

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